Introduction

Il faut rappeler le but fondamental des relevés systématiques : il s’agit uniquement d'alimenter des bases de données permettant de retrouver avec le minimum d’ambiguïté une filiation. La création de relevés n’exclue pas la possibilité pour le lecteur de consulter l’acte soit en mairie soit aux A.D pour vérification. La table permet d’aboutir immédiatement à l’acte cherché et donc, évite par la même occasion, de feuilleter longuement un registre. Toute information superflue, ne participant pas à cette recherche ne devrait pas être saisi. Cependant, si un « releveur » souhaite pour des raisons personnelles (étude sur une caractéristique donnée, généalogie familiale, ou autre ... ) enregistrer un grand nombre de renseignements, qu’il le fasse, mais au moment du traitement des données, nous ne retiendrons que les rubriques « normalisées ».

L'objectif est de disposer de supports informatiques consultables dans les salles de lecture ou sur Internet. Dans ce cas le formatage (mise sous une forme spécifique) des données est impératif.

Pour aboutir à ces objectifs, nous conseillons de faire les relevés soit à l’aide de tableurs tels que Microsoft EXCEL, Open Office ou autre, soit à l’aide d’un logiciel de traitement de bases de données tel que ACCESS. Dans ce cas l’utilisation de formulaires peut faciliter grandement la saisie. Dans les deux cas, il faut aboutir à un tableau dont chaque champ contient une information spécifique et unique. Il est relativement aisé de concaténer ensuite les champs pour en faire des ensembles destinés à l’impression ou à la consultation informatique. Il est beaucoup plus difficile de séparer des informations liées par des expressions telles que : fils de, fille d’, enfant de etc. Proscrire l’utilisation de logiciels de traitement de texte tels que WORD ou alors utiliser des tableaux insérés dont on peut ensuite récupérer les données pour les placer dans une base de données.

Exemple de fichier de relevés pour Excel (naissances) : Télécharger.
Exemple de fichier de relevés pour Excel (mariages) : Télécharger.
Exemple de fichier de relevés pour Excel (décès) : Télécharger.
Des logiciels de relevés systématiques tels que NIMEGUE (gratuit) sont disponibles en téléchargement.

Les releveurs fourniront au CGSBM (§3 Transmettre les relevés) un fichier sur support informatique (fichier transmis par Courriel ou à un responsable de l'association sous une autre forme) en tableau respectant les spécifications données ci –après. Toute fourniture de document papier est inutile.

Règles générales

Inscrire tous les renseignements tels qu’ils sont écrits sur l’acte, sans aucune interprétation, même s’il y a une faute évidente. Si tel est le cas, on mentionnera la faute dans les remarques.
Laisser en blanc une rubrique non mentionnée, il ne faut rien enregistrer à la place, ne pas mettre de ? ou de commentaire tel que "n'existe pas", "inconnu" ou autre. Le ? après une information signifie qu'elle est douteuse, mais ne signifie pas absence d'information . Par contre si l'acte mentionne par exemple "père inconnu", on peut mettre le mot (inconnu) dans la rubrique "père".

Remplacer un nom illisible par ...? dans la rubrique correspondante, ceci signifie qu'une information existe et qu'on n'a pas pu la déchiffrer; une autre personne sera peut-être capable ultérieurement de la lire.

Dénomination des champs, rubriques

Codification du champ ACT ( = type d’acte )

N = Naissances ou baptêmes , M = Mariages , B = Bans , S = Décès ou sépultures,

P = Promesses , D = Divorce , F = Fiançailles , C = Contrats de mariage , T =Testaments

Tous les champs doivent être en mode « texte »

* Le champ « ordre » est ajouté après coup en fin de saisie totale pour faire l’impression de contrôle dans l’ordre de la saisie, il n’est pas obligatoire

** Le champ « act » peut être rempli automatiquement lors du traitement si tous les actes sont de même nature

*** N’est pas obligatoire, mais est très utile pour la consultation des actes

Mémento de saisie

1 Une ligne de tableau par acte saisi : si la naissance et le décès figurent sur le même acte (mort-né ou obiit), saisir une fiche pour la naissance et une autre fiche pour le décès . Si obiit ne précise pas de date, mettre celle de l’acte de naissance.

2 Rubriques ( = champs) : une seule nature d’information par rubrique: jamais « TRASTOUR ° 01/01/1796 » ---> ° 01/01/1996 dans les remarques jamais « Pierre tailleur d’habits » ---> tailleur d’habits dans les notes

3 Graphie : transcrire les noms tels qu’ils sont écrits dans les actes authentiques par le rédacteur, sans interprétation même s’il y a une faute manifeste. Si la signature donne une graphie différente, l’indiquer dans les remarques.

4 Toutefois, les noms de lieux seront transcrits selon la graphie actuelle, si on est certain du lieu.
5 Patronymes :

- en majuscules; accents en minuscules si les majuscules accentuées n’existent pas.

exemples : DÉLÉZIR Hélène ANDRÉ André ANDRé DéLéZIR

- d'AUTHIER devient AUTHIER d’ ; LE MAGUER devient MAGUER LE (tri informatique)

- Additif: « dit le Jeune » .... « dit cadet ».... à mettre à la suite des prénoms

- Si l'information n'existe pas pour le patronyme principal, saisir ...?

6 Prénoms : en minuscules

- tous les prénoms séparés par des espaces, sans signe de ponctuation

- couper les dernières lettres des derniers prénoms si le total est trop long ; garder un minimum de 4 lettres par prénom, mais n’abréger que si c’est vraiment nécessaire (rare)

- jamais Jn Fs Fse M. etc.... . en début sinon recherche informatique impossible et doute possible

- éventuellement expliciter dans remarques.

- ne jamais mettre de trait d’union : Jean Baptiste Marie Anne
- s’il n’y a pas de prénom parce que mort-né ou autre saisir ...? suivi éventuellement de   sans vie ou  garçon  ou  fille ou  anonyme

7 Feu ou décédé: dans la colonne prévue + ou après les prénoms sans ( ), et avec un espace, ne jamais mettre le signe + en début de champ

8 Information manquante : si non mentionnée par le rédacteur de l’acte : laisser en blanc, ce qui indique qu’il n’y a pas oubli de saisie, jamais : ? ni x ni XXX ni ..... dans ce cas de figure. Le x n’est jamais utilisé.

Si destruction, tache, illisible cela devient une information douteuse mais elle existe.
9 Information douteuse, partielle, illisible

- saisir :  ...?  ou ...? blanc sans ( ) si c’est la totalité de l’information

- ...? après ou avant l’information sans ( ) et sans espace si c’est une partie

- ...?NIC = se termine par « NIC »

- KER...?= commence par « KER »

autrement dit  ...? veut dire : il y a une information que je n’ai pas su lire

10 Difficulté à déchiffrer un nom, par ex. - Penher ? ou Penhor ? : En remarques : expliciter le doute

11 Date : toujours mettre la date de l’acte et non celle de l’événement; s’il y a une grande différence entre les 2, il faut l’indiquer dans les remarques.

Utiliser comme séparateur: / . Saisir les zéros en tête : 03/03/1996

Comme cette rubrique a été obligatoirement définie par le concepteur en mode « texte », il n’y a aucune contrainte de format.

Date douteuse : remplacer par des zéros ou des points la partie douteuse

00/02/1786 ; 02/../1786 ; ../../1786 pour avoir un total de 10 caractères

??/02/1786 ; 02/??.1786 ; ??/??/1786 : sont à éviter

si absence de date : mettre la date de l’acte précédent : s’il n’y a pas d’acte précédent, estimer une fourchette d’années : 1750-1751

- de toutes façons expliciter le doute dans les remarques

12 Date républicaine : abréviation : 03/Brum/08 Vent=ventose Vend=vendémiaire Frim=frimaire Fruc=fructidor Comp=jour complémentaire (4 lettres pour le mois, 2 chiffres pour l’année).

Lorsque la commune comporte plusieurs paroisses, la paroisse considérée sera indiquée en entier ou en abrégé dans la

13 Remarques : Totalement libre dans la limite de 255 caractères. Ne mettre que des renseignements, soit pour expliquer les difficultés de saisie ou de lecture, soit pour faciliter la recherche de l’acte. Les informations anecdotiques (par ex : trouvé sous un arbre) ne servent à rien. Si une remarque concerne une rubrique particulière, mettre un astérisque de renvoi dans la rubrique; en mettre 2 pour un 2ème renvoi. Ne pas mettre (1).

14 Nature : Ce champ permet de saisir de manière non abrégée la particularité d'un acte, par exemple "Retranscription" pour un décès

15 Référence : il peut être intéressant d’utiliser cette rubrique pour indiquer le n° d’acte, la cote du registre et le n° de la page s’il est paginé. Si la référence est unique pour tout un fichier de saisie, il est inutile de la saisir pour chaque fiche

16 Quelques abréviations : épx - épse - Vf - Vve - Dj ou Ddj – Fa – Fs etc

Vous nous transmettez vos données :

- Lorsqu'elles correspondent à une période complète pour les toutes petites communes (ex : 1669-1792).
- Lorsqu'elles correspondent à une plage de dates qui est au minimum de 25 ans et lorsque le volume de données est au minimum de plusieurs milliers d'actes, sinon passez à 50 ans voire 100 ans.
- Lorsqu'elles correspondent à une période non relevée, s'intercalant entre des relevés déjà effectués.

Même si certains adhérents attendent vos relevés avec impatience, ne nous transmettez pas 10 années de mariages (sauf dans le cas où il y a des milliers d'actes ou si vous décidez de vous arrêter).
Si vous avez l'intention de continuer en amont ou en aval, ceci créerait un surcroît de travail informatique.
Sachez que les données ne sont mises en base de données que une fois par trimestre.

Le support informatique :

Vous pouvez nous transmettre les fichiers dans les formats définis précédemment (La Chaloupe n° 71) sur le support qui vous convient ou en fichier joint à un courriel, voire même en nous rencontrant au secrétariat du CGSBM à Lorient, pour transférer les fichiers à partir d'une clé USB.

Les fichiers :

- les fichiers de données : si possible, un fichier et un seul par type de relevé effectué, nous préférons 3 fichiers de naissances, mariages et décès plutôt que un fichier du type tableur avec trois feuilles.
- Eventuellement un fichier d'information définissant les conditions des relevés, les aides obtenues, les constatations faites, un historique succinct ou une anecdote, mais aussi les lacunes connues, vérifiées ou répertoriées aux Archives Départementales, la série consultée (3 E communale ou 4 E départemementale)

Les informations auteur(s) :
- quels sont les auteurs, les personnes ayant fait la saisie
Ces informations seront communiquées par le moyen à votre convenance (fichier texte, courrier).

Merci de suivre ces recommandations et une nouvelle fois merci à tous ceux qui, par le passé, actuellement et à l'avenir font les relevés et enrichissent chaque jour la bibliothèque du CGSBM.