1- Réaliser les relevés
IMPORTANT : Si vous destinez votre travail de relevés systématiques au CGSBM, il est
impératif de contacter la personne responsable des relevés, pour l'avertir du travail en cours.
Ceci permet d'informer les adhérents de votre intention et surtout de ne pas faire un travail inutile
s'il y a doublon. La liste des relevés réalisés (sous forme de table papier et/ou données dans la base A.R.MOR est disponible sur le site sur la page
Relevés réalisés. La liste des relevés en cours de réalisation est disponible sur le site sur la page
Relevés en cours.
Introduction
Il faut rappeler le but fondamental des relevés systématiques
: il s’agit uniquement d'alimenter des bases de données permettant de
retrouver avec le minimum d’ambiguïté une
filiation. La création de relevés n’exclue
pas la possibilité pour le lecteur de consulter l’acte
soit en mairie soit aux A.D pour vérification. La table permet
d’aboutir immédiatement à l’acte cherché
et donc, évite par la même occasion, de feuilleter
longuement un registre. Toute information superflue, ne participant
pas à cette recherche ne devrait pas être saisi. Cependant, si un « releveur »
souhaite pour des raisons personnelles (étude sur une
caractéristique donnée, généalogie
familiale, ou autre ... ) enregistrer un grand nombre de
renseignements, qu’il le fasse, mais au moment du traitement des données,
nous ne retiendrons que les rubriques « normalisées ».
L'objectif est de disposer de supports informatiques consultables dans les salles de lecture ou sur Internet.
Dans ce cas le formatage (mise sous une forme spécifique) des données est impératif.
Pour
aboutir à ces objectifs, nous conseillons de faire les relevés
soit à l’aide de tableurs tels que Microsoft EXCEL, Open Office ou
autre, soit à l’aide d’un logiciel de traitement
de bases de données tel que ACCESS. Dans ce cas l’utilisation
de formulaires peut faciliter grandement la saisie. Dans les deux
cas, il faut aboutir à un tableau dont chaque champ
contient une information spécifique et unique. Il est
relativement aisé de concaténer ensuite les champs pour
en faire des ensembles destinés à l’impression ou
à la consultation informatique. Il est beaucoup plus difficile
de séparer des informations liées par des expressions
telles que : fils de, fille d’, enfant de etc. Proscrire
l’utilisation de logiciels de traitement de texte tels que WORD
ou alors utiliser des tableaux insérés dont on peut
ensuite récupérer les données pour les placer
dans une base de données.
Exemple de fichier de relevés pour Excel (naissances) : Télécharger.
Exemple de fichier de relevés pour Excel (mariages) : Télécharger.
Exemple de fichier de relevés pour Excel (décès) : Télécharger.
Des logiciels de relevés systématiques tels que NIMEGUE (gratuit) sont disponibles en téléchargement.
Les
releveurs fourniront au CGSBM (§3 Transmettre les relevés) un fichier sur support informatique
(fichier transmis par Courriel ou à un responsable de l'association sous une autre forme) en tableau respectant les
spécifications données ci –après. Toute fourniture de document papier est inutile.
Règles générales
Inscrire tous les renseignements
tels qu’ils sont écrits sur l’acte, sans aucune
interprétation, même s’il y a une faute évidente.
Si tel est le cas, on mentionnera la faute dans les remarques.
Laisser en blanc une rubrique non mentionnée, il ne faut
rien enregistrer à la place, ne pas mettre de ? ou de
commentaire tel que "n'existe pas", "inconnu" ou
autre. Le ? après une information signifie qu'elle est
douteuse, mais ne signifie pas absence d'information . Par contre si
l'acte mentionne par exemple "père inconnu", on peut
mettre le mot (inconnu) dans la rubrique "père".
Remplacer un nom illisible par ...?
dans la rubrique correspondante, ceci signifie qu'une information
existe et qu'on n'a pas pu la déchiffrer; une autre personne
sera peut-être capable ultérieurement de la lire.
Dénomination des champs, rubriques
Codification du champ ACT ( = type d’acte )
N
= Naissances ou baptêmes , M = Mariages , B = Bans , S = Décès ou sépultures,
P = Promesses , D = Divorce , F
= Fiançailles , C = Contrats de mariage , T =Testaments
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Naissances Baptêmes
-
Champs
à saisir
|
Nb de car. Max
|
Exemple
|
ordre *
|
5
|
|
ACT **
|
1
|
N
|
DATE
|
10
|
18/04/1713
|
NOM
|
50
|
GUERNIC LE
|
PRENOM
|
100
|
Pierre
|
PRE PERE
|
50
|
Jean Marie
|
PERE DCD
|
1
|
|
NOM MERE
|
50
|
PABOUL
|
PRE MERE
|
50
|
Marie Jeanne
|
MERE DCD
|
1
|
|
TEMOIN ou Parrain
|
150
|
KERLO Jean
|
TEMOIN ou Marraine
|
150
|
MAREC Marie Jeanne
|
LIEU-DIT
|
100
|
Kermadec
|
REMARQUES
|
illimité
|
Père couvreur en ardoises
|
NATURE DE L'ACTE
|
50
|
|
REFERENCE
***
|
50
|
52
|
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Décès Sépultures
-
Champs à saisir
|
Nb de car. Max
|
Exemple
|
ordre *
|
5
|
|
ACT **
|
1
|
S
|
DATE
|
10
|
18/BRUM/05
|
NOM
|
50
|
GARREC
|
PRENOM
|
100
|
Pierre Marie
|
PRE PERE
|
50
|
Jean Marie
|
PERE DCD
|
1
|
+
|
NOM MERE
|
50
|
KERLO
|
PRE MERE
|
50
|
Marie Jeanne
|
MERE DCD
|
1
|
+
|
CONJOINT
|
100
|
HINGANT Marie +
|
AGE
|
50
|
45 ans
|
LIEU-DIT
|
100
|
Keredern
|
TEMOINS
|
255
|
PABOUL Joseph, MAREC Pierre
|
REMARQUES
|
illimité
|
Tonnelier
|
NATURE
|
50
|
Retranscription
|
REFERENCE
***
|
50
|
52/845
|
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Mariages
-
Champs à saisir
|
Nb de car.
Max
|
Exemple
|
ordre *
|
5
|
|
ACT **
|
1
|
M
|
DATE
|
10
|
02/04/1732
|
NOM EPOUX
|
50
|
GALLIC LE
|
PRE EPOUX
|
100
|
Jean
|
PRE PERE EPOUX
|
50
|
Pierre Marie
|
PERE EPOUX DCD
|
1
|
|
NOM MERE EPOUX
|
50
|
Kermorvan
|
PRE MERE EPOUX
|
50
|
Louise
|
MERE EPOUX DCD
|
1
|
|
NOTES EPOUX
|
150
|
45 ans, Laboureur, de Languidic, Vf Marguerite Le Fur
|
NOM EPOUSE
|
50
|
MAHO
|
PRENOM EPOUSE
|
100
|
Isabelle
|
PRE PERE EPOUSE
|
50
|
Jacques
|
PERE EPOUSE DCD
|
1
|
+
|
NOM MERE EPOUSE
|
50
|
Tréhéant
|
PRE MERE EPOUSE
|
50
|
Yvonne
|
MERE EPOUSE DCD
|
1
|
+
|
NOTES EPOUSE
|
150
|
21 ans, domestique, DDJ La Cotonnaie
|
TEMOINS1
|
255
|
ROLLIN Pierre, CHEREL Jean
|
TEMOINS2
|
255
|
LE BREL Jacques, LE FORMAL Yves
|
REMARQUES
|
illimité
|
Parents de l’époux présents
|
NATURE DE L'ACTE
|
50
|
Réhabilitation
|
REFERENCE DE L’ACTE ***
|
50
|
18
|
Tous les champs doivent être en mode « texte »
* Le champ « ordre » est ajouté après
coup en fin de saisie totale pour faire l’impression de
contrôle dans l’ordre de la saisie, il n’est pas
obligatoire
** Le champ « act » peut être rempli
automatiquement lors du traitement si tous les actes sont de même
nature
*** N’est pas obligatoire, mais est très utile pour la
consultation des actes
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Mémento de saisie
1 Une ligne de tableau par acte saisi : si la naissance et le décès figurent sur le même acte (mort-né ou obiit), saisir
une fiche pour la naissance et une autre fiche pour le décès . Si obiit ne précise pas de date, mettre celle de l’acte
de naissance.
2 Rubriques ( = champs) : une seule nature d’information par rubrique: jamais « TRASTOUR ° 01/01/1796 »
---> ° 01/01/1996 dans les remarques jamais « Pierre tailleur d’habits »
---> tailleur d’habits dans les notes
3 Graphie : transcrire les noms tels qu’ils sont écrits dans les actes authentiques par le rédacteur, sans
interprétation même s’il y a une faute manifeste. Si la signature donne une graphie différente, l’indiquer
dans les remarques.
4 Toutefois, les noms de lieux seront transcrits selon la graphie actuelle, si on est certain du lieu.
5
Patronymes :
- en majuscules; accents en minuscules si les majuscules accentuées n’existent pas.
exemples : DÉLÉZIR Hélène ANDRÉ André ANDRé DéLéZIR
- d'AUTHIER devient AUTHIER d’ ; LE MAGUER devient MAGUER LE (tri informatique)
- Additif: « dit le Jeune » .... « dit cadet ».... à mettre à la suite des
prénoms
- Si l'information n'existe pas pour le patronyme principal, saisir ...?
6 Prénoms : en minuscules
- tous les prénoms séparés par des espaces, sans signe de ponctuation
- couper les dernières lettres des derniers prénoms si le total est trop long ; garder un minimum de 4 lettres par prénom,
mais n’abréger que si c’est vraiment nécessaire (rare)
- jamais Jn Fs Fse M. etc.... . en début sinon recherche informatique impossible et doute possible
- éventuellement expliciter dans remarques.
- ne jamais mettre de trait d’union : Jean Baptiste Marie Anne
- s’il n’y a pas de prénom parce que
mort-né ou autre saisir ...? suivi éventuellement de sans vie ou garçon ou fille ou anonyme
7 Feu ou décédé: dans la colonne prévue + ou après les prénoms sans ( ), et avec un espace, ne jamais mettre le signe + en début de champ
8 Information manquante : si non mentionnée par le rédacteur de l’acte : laisser en blanc, ce qui indique
qu’il n’y a pas oubli de saisie, jamais : ? ni x ni XXX ni ..... dans ce cas de figure. Le x
n’est jamais utilisé.
Si destruction, tache, illisible cela devient une information douteuse mais elle existe.
9 Information douteuse,
partielle, illisible
- saisir : ...? ou ...? blanc sans ( ) si c’est la totalité de l’information
- ...? après ou avant l’information sans ( ) et sans espace si c’est une partie
- ...?NIC = se termine par « NIC »
- KER...?= commence par « KER »
autrement dit ...? veut dire : il y a une information que je n’ai pas su lire
10 Difficulté à déchiffrer un nom, par ex. -
Penher ? ou Penhor ? : En remarques : expliciter le doute
11 Date : toujours mettre la date de l’acte et non celle de l’événement; s’il y a une grande
différence entre les 2, il faut l’indiquer dans les remarques.
Utiliser comme séparateur: / . Saisir les zéros en tête : 03/03/1996
Comme cette rubrique a été obligatoirement définie par le concepteur en mode « texte », il n’y a
aucune contrainte de format.
Date douteuse : remplacer par des zéros ou des points la partie douteuse
00/02/1786 ; 02/../1786 ; ../../1786 pour avoir un total de 10 caractères
??/02/1786 ; 02/??.1786 ; ??/??/1786 : sont à éviter
si absence de date : mettre la date de l’acte précédent
: s’il n’y a pas d’acte précédent, estimer une fourchette d’années : 1750-1751
- de toutes façons expliciter le doute dans les remarques
12 Date républicaine : abréviation : 03/Brum/08 Vent=ventose Vend=vendémiaire
Frim=frimaire Fruc=fructidor Comp=jour complémentaire (4 lettres pour le mois, 2 chiffres pour l’année).
Lorsque la commune comporte plusieurs paroisses, la paroisse considérée sera indiquée en entier ou en abrégé dans la
13 Remarques : Totalement libre dans la limite de 255 caractères. Ne mettre que des
renseignements, soit pour expliquer les difficultés de saisie ou de lecture, soit pour faciliter la recherche de l’acte. Les
informations anecdotiques (par ex : trouvé sous un arbre) ne servent à rien. Si une remarque concerne une rubrique
particulière, mettre un astérisque de renvoi dans la rubrique; en mettre 2 pour un 2ème renvoi. Ne pas mettre (1).
14 Nature : Ce champ permet de saisir de manière non abrégée la particularité d'un acte, par exemple "Retranscription" pour un décès
15 Référence : il peut être intéressant d’utiliser cette rubrique pour indiquer le n° d’acte,
la cote du registre et le n° de la page s’il est paginé. Si la référence est unique pour tout un fichier de
saisie, il est inutile de la saisir pour chaque fiche
16 Quelques abréviations : épx - épse -
Vf - Vve - Dj ou Ddj – Fa – Fs etc
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2- Transmettre les relevés
Vous nous transmettez vos données :
- Lorsqu'elles correspondent à une période complète pour les toutes petites communes (ex : 1669-1792).
- Lorsqu'elles correspondent à une plage de dates qui est au minimum de 25 ans et lorsque le volume
de données est au minimum de plusieurs milliers d'actes, sinon passez à 50 ans voire 100 ans.
- Lorsqu'elles correspondent à une période non relevée, s'intercalant entre des relevés déjà effectués.
Même si certains adhérents attendent vos relevés avec impatience, ne nous transmettez pas 10 années de
mariages (sauf dans le cas où il y a des milliers d'actes ou si vous décidez de vous arrêter).
Si vous avez l'intention de continuer en amont ou en aval, ceci créerait un surcroît de travail informatique.
Sachez que les données ne sont mises en base de données que une fois par trimestre.
Le support informatique :
Vous pouvez nous transmettre les fichiers dans les formats définis
précédemment (La Chaloupe n° 71) sur le support qui vous convient ou en fichier joint
à un courriel, voire même en nous rencontrant au secrétariat du CGSBM à Lorient,
pour transférer les fichiers à partir d'une clé USB.
Les fichiers :
- les fichiers de données : si possible, un fichier et un seul par type de relevé effectué, nous préférons
3 fichiers de naissances, mariages et décès plutôt que un fichier du type tableur avec trois feuilles.
- Eventuellement un fichier d'information définissant les conditions des relevés, les aides obtenues, les constatations faites, un historique succinct ou une anecdote,
mais aussi les lacunes connues, vérifiées ou répertoriées aux Archives Départementales, la série consultée
(3 E communale ou 4 E départemementale)
Les informations auteur(s) :
- quels sont les auteurs, les personnes ayant fait la saisie
Ces informations seront communiquées par le moyen à votre convenance (fichier texte, courrier).
Merci de suivre ces recommandations et une nouvelle fois merci à tous ceux qui, par le passé, actuellement
et à l'avenir font les relevés et enrichissent chaque jour la bibliothèque du CGSBM.
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