Faire des relevés |
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Sommaire : 1- Réaliser les relevés 2- Transmettre les relevés1- Réaliser les relevés
IMPORTANT :Si vous destinez votre travail de relevés systématiques au CGSBM, il est
impératif de contacter la personne responsable des relevés, pour l'avertir du travail en cours.
Ceci permet d'informer les adhérents de votre intention et surtout de ne pas faire un travail inutile
s'il y a doublon. La liste des relevés réalisés (sous forme de table papier et/ou données dans la base A.R.MOR est disponible sur le site sur la page
Relevés réalisés. La liste des relevés en cours de réalisation est disponible sur le site sur la page
Relevés en cours.
Introduction Il faut rappeler le but fondamental des relevés systématiques
: il s’agit uniquement d'alimenter des bases de données permettant de
retrouver avec le minimum d’ambiguïté une
filiation. La création de relevés n’exclue
pas la possibilité pour le lecteur de consulter l’acte
soit en mairie soit aux A.D pour vérification. La table permet
d’aboutir immédiatement à l’acte cherché
et donc, évite par la même occasion, de feuilleter
longuement un registre. Toute information superflue, ne participant
pas à cette recherche ne devrait pas être saisi. Cependant, si un « releveur »
souhaite pour des raisons personnelles (étude sur une
caractéristique donnée, généalogie
familiale, ou autre ... ) enregistrer un grand nombre de
renseignements, qu’il le fasse, mais au moment du traitement des données,
nous ne retiendrons que les rubriques « normalisées ».
L'objectif est de disposer de supports informatiques consultables dans les salles de lecture ou sur Internet. Dans ce cas le formatage (mise sous une forme spécifique) des données est impératif. Pour
aboutir à ces objectifs, nous conseillons de faire les relevés
soit à l’aide de tableurs tels que Microsoft EXCEL, Open Office ou
autre, soit à l’aide d’un logiciel de traitement
de bases de données tel que ACCESS. Dans ce cas l’utilisation
de formulaires peut faciliter grandement la saisie. Dans les deux
cas, il faut aboutir à un tableau dont chaque champ
contient une information spécifique et unique. Il est
relativement aisé de concaténer ensuite les champs pour
en faire des ensembles destinés à l’impression ou
à la consultation informatique. Il est beaucoup plus difficile
de séparer des informations liées par des expressions
telles que : fils de, fille d’, enfant de etc. Proscrire
l’utilisation de logiciels de traitement de texte tels que WORD
ou alors utiliser des tableaux insérés dont on peut
ensuite récupérer les données pour les placer
dans une base de données. Les releveurs fourniront au CGSBM (§3 Transmettre les relevés) un fichier sur support informatique (fichier transmis par Courriel ou à un responsable de l'association sous une autre forme) en tableau respectant les spécifications données ci –après. Toute fourniture de document papier est inutile. Règles générales
Inscrire tous les renseignements
tels qu’ils sont écrits sur l’acte, sans aucune
interprétation, même s’il y a une faute évidente.
Si tel est le cas, on mentionnera la faute dans les remarques.
Dénomination des champs, rubriques Codification du champ ACT ( = type d’acte ) N = Naissances ou baptêmes , M = Mariages , B = Bans , S = Décès ou sépultures, P = Promesses , D = Divorce , F = Fiançailles , C = Contrats de mariage , T =Testaments
Tous les champs doivent être en mode « texte » * Le champ « ordre » est ajouté après coup en fin de saisie totale pour faire l’impression de contrôle dans l’ordre de la saisie, il n’est pas obligatoire ** Le champ « act » peut être rempli automatiquement lors du traitement si tous les actes sont de même nature
*** N’est pas obligatoire, mais est très utile pour la
consultation des actes
Mémento de saisie
1 Une ligne de tableau par acte saisi : si la naissance et le décès figurent sur le même acte (mort-né ou obiit), saisir une fiche pour la naissance et une autre fiche pour le décès . Si obiit ne précise pas de date, mettre celle de l’acte de naissance. 2 Rubriques ( = champs) : une seule nature d’information par rubrique: jamais « TRASTOUR ° 01/01/1796 » ---> ° 01/01/1996 dans les remarques jamais « Pierre tailleur d’habits » ---> tailleur d’habits dans les notes 3 Graphie : transcrire les noms tels qu’ils sont écrits dans les actes authentiques par le rédacteur, sans interprétation même s’il y a une faute manifeste. Si la signature donne une graphie différente, l’indiquer dans les remarques. 4 Toutefois, les noms de lieux seront transcrits selon la graphie actuelle, si on est certain du lieu. - en majuscules; accents en minuscules si les majuscules accentuées n’existent pas. exemples : DÉLÉZIR Hélène ANDRÉ André ANDRé DéLéZIR - d'AUTHIER devient AUTHIER d’ ; LE MAGUER devient MAGUER LE (tri informatique) - Additif: « dit le Jeune » .... « dit cadet ».... à mettre à la suite des prénoms - Si l'information n'existe pas pour le patronyme principal, saisir ...? 6 Prénoms : en minuscules - tous les prénoms séparés par des espaces, sans signe de ponctuation - couper les dernières lettres des derniers prénoms si le total est trop long ; garder un minimum de 4 lettres par prénom, mais n’abréger que si c’est vraiment nécessaire (rare) - jamais Jn Fs Fse M. etc.... . en début sinon recherche informatique impossible et doute possible - éventuellement expliciter dans remarques. - ne jamais mettre de trait d’union : Jean Baptiste Marie Anne 7 Feu ou décédé: dans la colonne prévue + ou après les prénoms sans ( ), et avec un espace, ne jamais mettre le signe + en début de champ 8 Information manquante : si non mentionnée par le rédacteur de l’acte : laisser en blanc, ce qui indique qu’il n’y a pas oubli de saisie, jamais : ? ni x ni XXX ni ..... dans ce cas de figure. Le x n’est jamais utilisé. Si destruction, tache, illisible cela devient une information douteuse mais elle existe. - saisir : ...? ou ...? blanc sans ( ) si c’est la totalité de l’information - ...? après ou avant l’information sans ( ) et sans espace si c’est une partie - ...?NIC = se termine par « NIC » - KER...?= commence par « KER » autrement dit ...? veut dire : il y a une information que je n’ai pas su lire 10 Difficulté à déchiffrer un nom, par ex. - Penher ? ou Penhor ? : En remarques : expliciter le doute 11 Date : toujours mettre la date de l’acte et non celle de l’événement; s’il y a une grande différence entre les 2, il faut l’indiquer dans les remarques. Utiliser comme séparateur: / . Saisir les zéros en tête : 03/03/1996 Comme cette rubrique a été obligatoirement définie par le concepteur en mode « texte », il n’y a aucune contrainte de format. Date douteuse : remplacer par des zéros ou des points la partie douteuse 00/02/1786 ; 02/../1786 ; ../../1786 pour avoir un total de 10 caractères ??/02/1786 ; 02/??.1786 ; ??/??/1786 : sont à éviter si absence de date : mettre la date de l’acte précédent : s’il n’y a pas d’acte précédent, estimer une fourchette d’années : 1750-1751 - de toutes façons expliciter le doute dans les remarques 12 Date républicaine : abréviation : 03/Brum/08 Vent=ventose Vend=vendémiaire Frim=frimaire Fruc=fructidor Comp=jour complémentaire (4 lettres pour le mois, 2 chiffres pour l’année). Lorsque la commune comporte plusieurs paroisses, la paroisse considérée sera indiquée en entier ou en abrégé dans la 13 Remarques : Totalement libre dans la limite de 255 caractères. Ne mettre que des renseignements, soit pour expliquer les difficultés de saisie ou de lecture, soit pour faciliter la recherche de l’acte. Les informations anecdotiques (par ex : trouvé sous un arbre) ne servent à rien. Si une remarque concerne une rubrique particulière, mettre un astérisque de renvoi dans la rubrique; en mettre 2 pour un 2ème renvoi. Ne pas mettre (1). 14 Nature : Ce champ permet de saisir de manière non abrégée la particularité d'un acte, par exemple "Retranscription" pour un décès 15 Référence : il peut être intéressant d’utiliser cette rubrique pour indiquer le n° d’acte, la cote du registre et le n° de la page s’il est paginé. Si la référence est unique pour tout un fichier de saisie, il est inutile de la saisir pour chaque fiche 16 Quelques abréviations : épx - épse -
Vf - Vve - Dj ou Ddj – Fa – Fs etc
2- Transmettre les relevésVous nous transmettez vos données :
- Lorsqu'elles correspondent à une période complète pour les toutes petites communes (ex : 1669-1792).
Vous pouvez nous transmettre les fichiers dans les formats définis
précédemment (La Chaloupe n° 71) sur le support qui vous convient ou en fichier joint
à un courriel, voire même en nous rencontrant au secrétariat du CGSBM à Lorient,
pour transférer les fichiers à partir d'une clé USB.
- les fichiers de données : si possible, un fichier et un seul par type de relevé effectué, nous préférons
3 fichiers de naissances, mariages et décès plutôt que un fichier du type tableur avec trois feuilles. |
Cercle Généalogique Sud Bretagne Morbihan
56100 Lorient Tél : 02 97 84 95 67 ou 06 44 88 43 44 Courriel : |
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